Новости отрасли ЖКХ

12.08.2019

Как наладить работу в ГИС ЖКХ при частой смене сотрудников управляющей компании

В каждой УК, ТСЖ, ТСН, ЖСК возникает ситуация, когда уходят хорошие сотрудники. Это отрицательно сказывается на работе компании — без грамотного управления, последствия текучести кадров могут быть довольно серьезными: от возникновения негатива и снижения эффективности работы до ухода других сотрудников. При этом стоит учитывать, что
уход сотрудника влечет потерю полезных знаний

А денежная убыль, возникающая при текучести кадров, может сильно навредить компании. Это касается затрат на постоянный поиск и обучение сотрудников, а также ожидания оперативной работы в ГИС ЖКХ. Не стоит забывать, что в большинстве управляющих компаний задачи по ведению ГИС ЖКХ выполняют бухгалтеры или юристы, совмещая с основными рабочими обязанностями.

Сотрудники управляющих компаний хранят информацию в блокнотах, текстовых файлах и Excel-таблицах, головах, создавая проблему передачи знаний внутри компании. Такие знания не накапливаются и не сохраняются внутри УК, ТСЖ, ТСН, ЖСК. В итоге возникают ситуации, когда коллеги отправляют одни и те же вопросы в службу поддержки ГИС ЖКХ или на форумы. Это приводит к тому, что на решение вопроса, например о заполнении шаблона «Платежные документы», уходит не 5 минут, а занимает от 4 часов до 8 дней.

Возникает вопрос: как в таких условиях сохранить все знания для эффективной работы сотрудников в ГИС ЖКХ?

Решение, которое могло бы с легкостью помочь руководителю — создание «Базы Знаний», в которой будет фиксироваться и храниться информация, касающаяся работы в ГИС ЖКХ. Однажды решенный вопрос вносится в базу, которая доступна коллегам 24 часа в сутки. Это значительно упрощает процесс обучения новых сотрудников и передачи информации среди коллег внутри компании, позволяя неоднократно использовать полученный опыт, защищая от потери опыта и знаний при уходе сотрудников.

В базе можно хранить информацию, которая поможет в работе с ГИС ЖКХ и решении вопросов жильцов. Проведенный нами опрос компаний, использующих базу знаний, показывает, что можно выделить следующие разделы информации:
Договоры управления

Ответы на часто задаваемые вопросы (так называемые FAQ или ЧаВо)
Прайс-листы на услуги
Обучающие материалы ГИС ЖКХ
Работа с аварийно диспетчерской-службой
Законодательство в сфере ЖКХ
Персональные данные жильцов
Другие разделы, связанные с внутренними процессами управляющей компании

Главное, что получает управляющая компания, использующая подобную базу — объединение опыта и знаний в одном хранилище, быстрый доступ для сотрудников, сокращение времени и затрат на решение вопросов.

Желаем удачи с организацией базы знаний внутри компании. Если у вас будут вопросы, в процессе создания базы знаний, можете обратиться за консультацией по телефону +7 (499) 703-32-48. Готовы помочь в организации вашей базы с 0″.

Также интересно узнать, как сейчас вы решаете такие вопросы в организации — пишите комментарии в Вконтакте.
И помните!
Считая, что незаменимых сотрудников не бывает, Вы тратите не только свои силы и нервы, но и денежные средства организации!
Спасибо!
Если вам понравилась статья, расскажите о ней в соцсетях
Будьте в курсе!
Получайте самые интересные новости дважды в месяц
Нажимая на кнопку «Подписаться», вы даете согласие на обработку своих персональных данных