Как наладить работу в ГИС ЖКХ при смене сотрудников управляющей компании

Сотрудники накапливают личную базу знаний — информацию о проектах, практике, особенностях применения законодательства. Работа в компании обеспечивает преемственность опыта и передачу знаний от старших коллег младшим, но цепочка прерывается, когда сотрудник прекращает отношения с работодателем.

Денежная убыль, возникающая при текучести кадров, может сильно навредить компании. Это касается затрат на обучение новых сотрудников, а также ожидания оперативной работы в ГИС ЖКХ. Не стоит забывать, что в большинстве управляющих компаний задачи по ведению ГИС ЖКХ выполняют, совмещая с основными рабочими обязанностями, бухгалтеры или юристы, которые могут не знать особенностей работы системы.

Хранение информации в блокнотах, текстовых файлах и Excel-таблицах, головах сотрудников создают проблему передачи знаний. Такие знания не накапливаются и не сохраняются внутри компании. В итоге возникают ситуации, когда коллеги отправляют одни и те же вопросы в службу поддержки ГИС ЖКХ или на форумы. Это приводит к тому, что на решение вопроса, например о заполнении шаблона «Платежные документы», уходит не 5 минут, а от 4 часов до 8 дней.

Решение, которое поможет руководителю — создание внутренней «Базы Знаний», в которой будет фиксироваться и храниться информация, касающаяся работы ГИС ЖКХ. В базе можно хранить информацию, которая поможет в работе с ГИС ЖКХ и в решении вопросов жильцов.

Однажды решенный вопрос вносится в базу, которая доступна коллегам 24 часа в сутки. Это значительно упрощает процесс обучения новых сотрудников и передачи информации среди коллег внутри компании, что позволяет неоднократно использовать полученный опыт.